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档案保管制度

2014-11-02 17:55 | 发布者: 党政办公室| 查看: | 评论: 0

档案保管制度

      1、必要的硬件保障

      为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。

档案库房要保证通风、干燥,配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,要有可靠的防盗设施。

      2、完善的软件建设

建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、

借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。

      3、认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕垢档案进

行入库存前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档。

      4、按规定做好分类编号工作。

      5、按规定做好编目工作。目录每条目基本著录项目包括:顺序

号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索、统计的机上操作。

      6、按照档案顺序号,依次排列上架。

      7、要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补

救措施,并报告分管领导,确保档案安全。

      8、要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经学校领导批准。销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清单上签字。

      9、认真做好统计工作。建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐,及时报送统计报表。

     10、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏,学校应及时补充归档,档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,排在对应年度案卷目录的最末位。

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